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Cumpla con el requisito legal: la inscripción de bases de datos es obligatoria para casi toda organización. Le explicamos qué declarar y cómo hacerlo por TAD.
Desde el Estudio M.A.R. Consultores, consideran fundamental mantener informado sobre las obligaciones legales que impactan directamente en la gestión diaria de una empresa.
Por ello, recuerdan la plena vigencia y la obligatoriedad de la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales. Esta normativa establece un requisito ineludible para la licitud de sus operaciones: todo archivo, registro o base de datos (público o privado) destinado a proporcionar informes debe inscribirse ante el Registro Nacional de Bases de Datos Personales que lleva la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP).
• Se considera base de datos a todo conjunto organizado de datos personales almacenado, ya sea en soporte físico o digital, que puede ser consultado, modificado, extraído, etc., y cuya finalidad es permitir la identificación de personas humanas (por ej. base de clientes, base de empleados, etc.).
• Los únicos que no están obligados a cumplir con esta inscripción son las personas físicas que tratan datos para uso personal o doméstico (ej. contactos incluidos en agendas personales).
• La registración de las bases de datos se realiza a través del Portal TAD (de Trámites a Distancia), con clave fiscal de la AFIP (nivel 2 o superior), debiendo previamente registrarse en dicho portal al sujeto dentro de la organización que es el responsable de las bases.
• También, debe procederse a inscribir la modificación de la base de datos cuando la misma sufra alteraciones o cambios.
• Al registrar una base, se debe declarar:
- Datos del titular y responsable de la base.
- Finalidad del tratamiento de datos. Categorías de datos que se recopilan.
- Procedencia de los datos (directamente del titular, terceros, formularios web, etc.).
- Destinatarios de los datos (si se ceden a terceros o se transfieren internacionalmente).
- Medidas de seguridad adoptadas. Tiempo de conservación de los datos.
• Los datos deben ser veraces, adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con la finalidad que justificó su obtención.
• Cuando se recaban datos personales se debe informar previamente a sus titulares en forma expresa y clara:
a) La finalidad para la que serán tratados y quiénes pueden ser sus destinatarios o clase de destinatarios.
b) La existencia del archivo, registro, banco de datos, electrónico o de cualquier otro tipo, de que se trate y la identidad y domicilio de su responsable.
c) El carácter obligatorio o facultativo de las respuestas al cuestionario que se le proponga, en especial en cuanto a los datos referidos en el artículo siguiente.
d) Las consecuencias de proporcionar los datos, de la negativa a hacerlo o de la inexactitud de los mismos.
e) La posibilidad del interesado de ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión de los datos.
• Toda esta información debe ser exhibida en un sitio visible.
• Toda persona tiene derecho a acceder a sus datos personales y solicitar su rectificación, actualización o supresión si fueran incorrectos o estuvieran siendo utilizados de manera indebida.
• El responsable o usuario del archivo de datos debe adoptar las medidas técnicas y organizativas que resulten necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, de modo de evitar su adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado, y que permitan detectar desviaciones, intencionales o no, de información, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana o del medio técnico utilizado.
• La AAIP puede imponer multas a los responsables de la base por incumplimiento en la registración.
• Además, si ocurre un incidente de seguridad o reclamo de usuarios, la falta de registro puede ser considerada agravante en una inspección o juicio.
M.A.R Consultores
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